Kriminalomsorgens personvernerklæring

Etter personvernforordningen artikkel 12-14 skal det gis informasjon om behandlingen – en personvernerklæring.

På denne siden kan du lese om hvordan vi behandler personopplysningene dine. Du kan også lese om hvilke rettigheter du har når du er registrert i våre systemer og registre.

Kriminalomsorgens skal sikre at straffen gjennomføres på en måte som tar hensyn til formålet med straffen, som motvirker nye straffbare handlinger, som er betryggende for samfunnet og som innenfor disse rammene sikrer de innsatte tilfredsstillende forhold. For å oppfylle våre mål må kriminalomsorgen samle inn nødvendig informasjon. Informasjonen kommer fra de kriminalomsorgen er i kontakt med, og fra andre offentlige etater og registre.

Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som er knyttet til en person, for eksempel navn, bosted, telefonnummer, e-postadresse eller IP-adresse. Begrepet «behandle» i relasjon til personopplysninger, betyr eksempelvis at kriminalomsorgen samler inn relevante opplysninger, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller gir dem videre.

Vi henter inn og bruker personopplysninger for å utføre de samfunnsoppgaver kriminalomsorgen har etter straffegjennomføringsloven.

Etter straffegjennomføringsloven § 2 skal kriminalomsorgen gjennomføre straffen på en måte som tar hensyn til formålet med straffen, som motvirker nye straffbare handlinger, som er betryggende for samfunnet og som innenfor disse rammene sikrer de innsatte tilfredsstillende forhold. Det skal gis tilbud om gjenopprettende prosess under straffegjennomføringen.

Etter § 4 skal Kriminalomsorgen gjennom samarbeid med andre offentlige etater legge til rette for at domfelte og innsatte i varetekt får de tjenester som lovgivningen gir dem krav på.

Samarbeidet skal bidra til en samordnet innsats for å dekke domfelte og innsattes behov og fremme deres tilpasning til samfunnet. Kriminalomsorgens samfunnsoppdrag gjør at opplysninger om domfelte, innsatte og besøkende må håndteres. Videre behandler kriminalomsorgen opplysninger om de ansatte i rollen som arbeidsgiver.  

Kriminalomsorgen bruker personopplysninger for å oppnå formålene nevnt i punkt 1. Hvilke konkrete personopplysninger vi gjør bruk av vil variere. 

Kriminalomsorgen behandler personopplysninger om blant annet: 

• Identitet (navn, fødselsdato, kjønn, statsborgerskap mv.)
• Kontaktinformasjon (bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer mv.)
• Relasjoner til andre (ektefelle, samboer, barn, sivilstatus)
• Økonomiske forhold (inntekt og ytelser)

Vi behandler kun særlige kategorier av personopplysninger (for eksempel helseopplysninger, opplysninger om etnisk opprinnelse og biometriske opplysninger) når dette er strengt nødvendig.

I tillegg behandler kriminalomsorgen personopplysninger til administrative formål. For eksempel kan det være opplysninger om arbeidssøkere og opplysninger om personer som utfører ulike tjenester for kriminalomsorgen. Det kan dreie seg om de som er leverandører eller håndterer fakturaer.

Kriminalomsorgen har hjemmel for å behandle personopplysninger etter straffegjennomføringsloven § 4c og § 4d, samt etter forskrift om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen § 2.  Dette gjelder for behandlinger som finner sted knyttet opp mot straffegjennomføring, varetekt og personundersøkelser. For øvrig vil kriminalomsorgens behandlingsgrunnlag være samtykke og avtale, særlig opp mot administrative gjøremål og i forholdet til etatens egne ansatte.

Når kriminalomsorgen behandler opplysninger for å oppnå formålene nevnt i punkt 1, tar vi imot og samler inn opplysninger på forskjellig måter.

Vi samler inn opplysninger som du selv har gitt oss. Det kan være informasjon du oppgir via telefon, e-post, brev eller ved bruk av kriminalomsorgen.no. Dette kan skje i forbindelse med søknader, klager mv.

Kriminalomsorgen kan i tillegg – når det er rettslig grunnlag - hente opplysninger fra andre offentlige etater, for eksempel fra politiet, folkeregisteret, Utlendingsdirektoratet, NAV, barnevernet og skatteetaten. I enkelte saker kan kriminalomsorgen også hente opplysninger fra utenlandske myndigheter.

Det blir ført oversikt over og kontroll med besøkende på kriminalomsorgens områder. Det er videoopptak ved flere av lokalene kriminalomsorgen benytter.

Kriminalomsorgen kan også søke opp informasjon fra offentlig tilgjengelige kilder, som nettsider og sosiale medier.

Videre blir det samlet inn informasjon om bruken av nettsiden kriminalomsorgen.no. Disse opplysningene blir kun brukt til å forbedre innholdet på nettsiden. Brukerens personlige informasjon blir ikke sporet.

Personopplysninger som kriminalomsorgen innhenter om deg, vil i hovedsak bli behandlet i et av kriminalomsorgens systemer og registre. Blant annet finnes disse registrene:

• Kompis Booking benyttes til domsadministrasjon, innkalling til straffegjennomføring og utsettelse av straffegjennomføring. Systemet/registeret har opplysninger om personalia, domsopplysninger mv.
• Kompis Kia er et fagsystem for gjennomføring av straff i fengsel. Systemet/registeret har opplysninger om personalia, domsopplysninger, tidligere straffegjennomføring, pårørende, besøkende, utganger fra fengsel mv.
• Kompis Kif er et fagsystem for gjennomføring av straff i samfunnet. Systemet/registeret har opplysninger om personalia, domsopplysninger, tidligere straffegjennomføring, aktivitet under straffegjennomføring i samfunnet, brudd på vilkår mv.
• Doculive er kriminalomsorgens arkivsystem og inneholder alle kategorier av personopplysninger.
• BRIK er et verktøy/register som benyttes til behovs- og ressurskartlegging av domfelte. Systemet inneholder opplysninger knyttet til bolig, utdannelse, arbeid, helsehjelp, hjelp til å ordne økonomi og andre tiltak som har betydning for domfeltes tilbakeføring til samfunnet.
• Selvbetjening for publikum er digitale tjenester for publikum som benyttes til å søke om klarering for besøk og sende meldinger til innsatt. Det er en forutsetning at bruker kan logge seg på via ID-porten. Søknader og meldinger behandles og kontrolleres av ansatte i egne saksbehandlingsverktøy.

Kriminalomsorgen består av Kriminalomsorgsdirektoratet, regionalt nivå, og lokale enheter (fengsel, overgangsbolig og friomsorgskontor).

Ansatte i kriminalomsorgen har lovbestemt taushetsplikt. Dette følger av forvaltningsloven § 13. Det betyr at vi har en plikt til å hindre andre i å få adgang eller kjennskap til visse opplysninger. Tilgangen til de ulike registrene/systemene er kun gitt ansatte når det er nødvendig for å løse arbeidsoppgaver. Vi beskytter opplysningene vi har om deg også på andre måter. For eksempel beskytter vi dem gjennom brannmurer og ved å kontrollere hvem som har tilgang til bygningene våre.

Noen av personopplysningene kriminalomsorgen har, blir behandlet av aktører utenfor kriminalomsorgen. Slike eksterne aktører er databehandlere for kriminalomsorgen. Det vil si at de behandler opplysningene på vegne av oss. Ved bruk av eksterne databehandlere blir det inngått avtaler med dem, som skal sikre at opplysningene dine blir behandlet etter regelverket.

Kriminalomsorgen har taushetsplikt. Vi kan bare gi personopplysningene dine videre hvis det står i loven eller du samtykker til det. Loven gir kriminalomsorgen en del plikter til å gi opplysninger videre. I tillegg åpner loven for at opplysninger i visse tilfeller kan bli gitt videre til bestemte formål.

Flere offentlige myndigheter har rett til å kreve opplysninger fra kriminalomsorgen. Vi har også etter loven plikt til å gi ut opplysninger til flere offentlige etater uten at de først har bedt om det. Disse er for eksempel politiet og Nav. 

Kriminalomsorgen kan også gi opplysninger videre dersom du samtykker. Kriminalomsorgen har i særlige saker adgang til å gi opplysninger til utenlandske myndigheter og internasjonale organisasjoner.

Kriminalomsorgen vil ha personopplysningene dine tilgjengelig så lenge de er nødvendige for å løse oppgavene i punkt 1. Det vil variere med hva formålet med behandlingen er. Videre er det krav til at kriminalomsorgen bevarer dokumenter etter arkivloven, hvilket gjør at saksdokumenter kan bli bevart etter at en straffegjennomføring er avsluttet.

I kriminalomsorgen er det Kriminalomsorgsdirektoratet ved direktøren som er behandlingsansvarlig. Å være behandlingsansvarlig betyr å ha ansvaret for hvordan personopplysningene dine blir behandlet i kriminalomsorgen, og sikre at behandlingen er i tråd med reglene. 

Databehandler. På mange områder har kriminalomsorgen inngått avtaler med eksterne leverandører om å utføre oppgaver på vegne av kriminalomsorgen. Dette gjelder for eksempel IT-leverandører. Med disse inngår vi databehandleravtaler for å regulere hvordan de behandler personopplysninger på vegne av kriminalomsorgen. De kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn det som er avtalt med kriminalomsorgen, og de har samme taushetsplikt som ansatte i kriminalomsorgen.

Kriminalomsorgen plikter etter offentlighetsloven § 10 å føre postjournal. Postjournalen legges ut på eInnsyn som er en offentlig nettside hvor alle kan søke og bestille innsyn i dokumenter. Taushetspliktig informasjon skal ikke fremkomme av denne postjournalen eller gis ut hvis det innvilges innsyn.

Dersom kriminalomsorgen behandler personopplysninger om deg, gir loven deg en rekke rettigheter.

Hvis opplysningene dine blir brukt for å oppnå oppgavene våre angitt under punkt 1 eller administrative formål, har du rett til å vite hvilke personopplysninger det gjelder. Du kan ha rett til å få en kopi av personopplysningene vi har registrert. Hvis du ber om innsyn, kan du blant annet få informasjon om

• hvilke opplysninger vi har registrert om deg
• hvor opplysningene er hentet fra
• til hvilke formål eller oppgaver opplysningene blir brukt
• retten til å be den behandlingsansvarlige om å rette, slette/utilgjengeliggjøre eller
• begrense behandling av personopplysningene dine
• retten til å klage til Datatilsynet

Vi kan i enkelte tilfeller nekte deg innsyn dersom det fremstår som nødvendig. Det kan være forhold av sikkerhetsmessig karakter eller vern av taushetsbelagt informasjon.

Du kan lese mer om dine rettigheter på Datatilsynets hjemmeside.

Kriminalomsorgsdirektoratet:

E-post: postmottak-8005@kriminalomsorg.no, telefon: 404 38 800 Postadresse: Postboks 694 4305 Sandnes

• Kontaktinformasjon til den enkelte region
• Kontaktinformasjon til fengslene 
• Kontaktinformasjon til friomsorgskontorene 

Vi gjør oppmerksom på at sensitive opplysninger ikke bør sendes på e-post.

Kriminalomsorgens personvernombud, Hans-Gunnar Stey, kan kontaktes via postmottak-8005@kriminalomsorg.no.

Dersom du mener kriminalomsorgen behandler dine personopplysninger i strid med gjeldende lovgivning, har du rett til å levere klage til Datatilsynet. Klager kan leveres via Datatilsynets nettsider.

Personopplysningsloven [lov av 14. april 2000 nr. 31] pålegger de som innhenter opplysninger til registrering/behandling å informere om at dette blir gjort.

I forbindelse med gjennomføring av straff/opphold i varetekt, vil kriminalomsorgen behandle personopplysninger.

Formålet med denne behandlingen av personopplysninger kommer frem av straffegjennomføringsloven [lov av 18. mai 2001 nr. 21] § 4c. Kriminalomsorgen må behandle personopplysninger blant annet for å planlegge og gjennomføre reaksjonen, opprettholde ro og orden, sikre tilfredsstillende forhold under gjennomføringen og tilrettelegge for domfeltes tilpasning til samfunnet.

I tillegg til informasjon innsatte selv gir, vil kriminalomsorgen motta personopplysninger fra politiet, folkeregisteret, Nav samt eventuelt andre offentlige etater når kriminalomsorgen har hjemmel for dette.

Opplysningene registreres i kriminalomsorgens arkivsystem. De vil oppbevares i våre arkiver frem til formålet med behandlingen faller bort, eventuelt lenger hvis dette er et krav etter arkivloven.

I enkelte tilfeller har andre offentlige etater, som politiet og Nav, rett på å få oversendt opplysninger fra kriminalomsorgen. Dette vil skje når det er hjemmel i lov.

Videre deler kriminalomsorgen personopplysninger med andre (offentlige virksomheter, organisasjoner eller privatpersoner) hvis den innsatte samtykker til delingen.

Rettigheter for den registrerte
Innsyn: Etter personopplysningsloven fra 2000 § 18 har den registrerte rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Straffegjennomføringsloven § 7 c gir noen unntak fra denne retten, blant annet av sikkerhetsmessige hensyn. I tillegg er det egne bestemmelser om innsyn for innsatte som er omfattet av bestemmelsene om Info-flyt i straffegjennomføringsloven kap 1 B.

Retting, sperring og sletting av personopplysninger: Forskrift om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen [FOR-2013-09-20-1099] §§ 6 og 8 gir bestemmelser om den registrertes adgang til å kreve uriktige opplysninger rettet, sperret eller slettet.

Eventuell begjæring om innsyn, retting, sperring eller sletting skal fremsettes for den enhet som behandler opplysningene.

I forbindelse med besøk til fengselets innsatte, innhenter kriminalomsorgen personopplysninger fra de som søker om besøkstillatelse.

Opplysningene som blir innhentet er:

• Navn
• Fødselsnummer
• Adresse
• Relasjon til innsatte

Kriminalomsorgen innhenter også informasjon om den besøkendes vandel, i henhold til straffegjennomføringsloven § 27 femte ledd med tilhørende retningslinjer, samt andre relevante opplysninger fra politiet.

Formålet med å innhente disse opplysningene er å ivareta ro, orden og sikkerhet i fengselet. Opplysningene blir brukt som grunnlag for å avgjøre om besøkstillatelse skal innvilges, og om det skal knyttes kontrolltiltak til besøket. 

Opplysninger om navn, fødselsnummer, adresse, relasjon og eventuell beslutning om kontrolltiltak blir lagret i kriminalomsorgens arkivsystem. Dette selv om søknaden blir avslått. Opplysningene vil oppbevares i våre arkiver frem til formålet med behandlingen faller bort, eventuelt lenger hvis dette er et krav etter arkivloven. 

Rettigheter for den registrerte

Innsyn: Etter personopplysningsloven fra 2000 § 18 har den registrerte rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Straffegjennomføringsloven § 7 c gir noen unntak fra denne retten, blant annet av sikkerhetsmessige hensyn. 

Retting, sperring og sletting av personopplysninger: Forskrift om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen [FOR-2013-09-20-1099] §§ 6 og 8 gir bestemmelser om den registrertes adgang til å kreve uriktige opplysninger rettet, sperret eller slettet. 

Eventuell begjæring om innsyn, retting, sperring eller sletting skal fremsettes for den enhet som behandler opplysningene.

Det registres personopplysninger over alle personer som besøker de innsatte, herunder de innsattes forsvarere, advokater og diplomatiske representanter.

Registreringen omfatter opptegnelse av besøkendes navn, navnet på den innsatte som besøkes og tidspunkt for inn- og utgang fra fengselet.

Opplysningene oppbevares i våre arkiver frem til formålet med behandlingen faller bort, eventuelt lenger hvis dette er et krav etter arkivloven.

Rettigheter for den registrerte
Innsyn: Etter personopplysningsloven fra 2000 § 18 har den registrerte rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Straffegjennomføringsloven § 7 c gir noen unntak fra denne retten, blant annet av sikkerhetsmessige hensyn.

Retting, sperring og sletting av personopplysninger: Forskrift om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen [FOR-2013-09-20-1099] §§ 6 og 8 gir bestemmelser om den registrertes adgang til å kreve uriktige opplysninger rettet, sperret eller slettet.

Eventuell begjæring om innsyn, retting, sperring eller sletting skal fremsettes for den enhet som behandler opplysningene.

Kriminalomsorgen innhenter personopplysninger om enhver som ankommer fengslet. Dette gjelder også den som utfører arbeid på fengslets område.

Formålet med å innhente slike opplysninger er hensynet til sikkerheten i fengselet. Opplysningene blir brukt som grunnlag for å avgjøre om adgang til fengslet skal tillates.

Opplysningene som blir behandlet er:

• Navn
• Personnummer
• Adresse
• Vandel

Vandelsattest kan, i henhold til straffegjennomføringsloven § 8 med tilhørende retningslinjer, kreves avlevert fra den som skal utføre arbeidet. Den som skal utføre arbeidet må da anmode politiet om utstedelse av attesten.

Rettigheter for den registrerte
Innsyn: Etter personopplysningsloven fra 2000 § 18 har den registrerte rett til innsyn i opplysninger om seg selv. Straffegjennomføringsloven § 7 c gir noen unntak fra denne retten, blant annet av sikkerhetsmessige hensyn.

Retting, sperring og sletting av personopplysninger: Forskrift om behandling av personopplysninger i kriminalomsorgen [FOR-2013-09-20-1099] §§ 6 og 8 gir bestemmelser om den registrertes adgang til å kreve uriktige opplysninger rettet, sperret eller slettet.

Eventuell begjæring om innsyn, retting, sperring eller sletting skal fremsettes for den enhet som behandler opplysningene.